Factuurplicht voor Bol.com verkopers: wat je moet weten

Ja. Als je als ondernemer producten verkoopt via Bol.com, ben je wettelijk verplicht om facturen te versturen aan je klanten. Dit geldt voor zowel zakelijke als particuliere klanten.

De Belastingdienst vereist dat je een correcte administratie voert, en facturen zijn daar een essentieel onderdeel van. Geen facturen versturen kan leiden tot boetes bij een controle.

Belangrijk: Bol.com stuurt zelf geen facturen namens jou. Bol.com factureert alleen hun eigen commissie aan jou als verkoper. De factuur richting de klant is jouw verantwoordelijkheid.

Een correcte factuur bevat volgens de Belastingdienst minimaal de volgende informatie:

• Factuurnummer — Een uniek, opeenvolgend nummer. Je mag geen nummers overslaan.

• Factuurdatum — De datum waarop de factuur is opgesteld.

• NAW-gegevens verkoper — Je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer.

• NAW-gegevens klant — Naam en adres van de koper (zoals vermeld in de Bol.com bestelling).

• Omschrijving — Duidelijke omschrijving van het geleverde product, inclusief aantal.

• Bedragen — Eenheidsprijs exclusief BTW, het BTW-tarief, het BTW-bedrag en het totaalbedrag inclusief BTW.

• BTW-informatie — Het toepasselijke BTW-tarief (21% of 9%) en je BTW-identificatienummer.

De meeste producten vallen onder het hoge BTW-tarief van 21%. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor specifieke productcategorieën zoals voedingsmiddelen, boeken en bepaalde medische hulpmiddelen.

Twijfel je welk tarief van toepassing is? Raadpleeg de website van de Belastingdienst of vraag het aan je boekhouder. Een verkeerd BTW-tarief kan leiden tot naheffingen.

De factuur moet worden verstuurd op of kort na het moment van levering. In de praktijk betekent dit: zodra de bestelling is verzonden of afgeleverd.

De meest gangbare aanpak is om de factuur automatisch te genereren en per e-mail te versturen zodra Bol.com meldt dat de bestelling is verzonden.

Bij een paar bestellingen per week kun je facturen nog handmatig maken in Excel of Word. Maar zodra je meer dan 10-20 bestellingen per week verwerkt, wordt dit onwerkbaar.

Veelgemaakte fouten bij handmatig factureren: vergeten facturen te sturen, factuurnummers overslaan, verkeerde bedragen of BTW-tarieven, en klantgegevens verkeerd overnemen.

Een automatische facturatiebot zoals die van BolKit haalt de bestelgegevens automatisch op bij Bol.com, genereert een PDF-factuur met alle verplichte velden en verstuurt deze per e-mail naar de klant. Je hoeft er niet naar om te kijken.

De Belastingdienst vereist dat je je administratie minimaal 7 jaar bewaart. Dit geldt ook voor je facturen. Zorg ervoor dat je facturen digitaal worden opgeslagen op een veilige plek.

Met een geautomatiseerd systeem worden alle facturen automatisch opgeslagen en kun je ze altijd terugvinden — ideaal bij een belastingcontrole.

Facturering is een wettelijke plicht die je als Bol.com verkoper niet mag negeren. De eisen zijn helder: uniek factuurnummer, juiste NAW-gegevens, correcte BTW-berekening, en 7 jaar bewaren.

Automatiseer dit proces zoveel mogelijk om fouten te voorkomen en tijd te besparen. Tools zoals de BolKit Factuur Bot maken dit eenvoudig — je bestellingen worden automatisch omgezet in correcte facturen.